مهارات السكرتير الناجح و الذي يتمتع بدور فعال و حيوي في أي مؤسسة أو شركة حيث أن السكرتير هو الشخص المسئول عن تنظيم كافة أمور الإدارة مثل ترتيب جدول الأعمال و حفظ أسرار العمل و ترتيب و تنظيم المستندات و الدفاتر الهامة ، و مِن الجدير بالذكر أنه و لكي يُمكن القول على السكرتير بأنه سكرتير ناجح لابد و أن يتمتع الشخص بعدد مِن المهارات و السمات المعينة فدعونا نتعرف على مهارات السكرتير الناجح و السمات التي يجب ان يتصف بها.
تعرف على:
مهارات السكرتير الناجح.. المهارات الشخصية
دون شك فإن مهارات السكرتير الناجح كثيرة للغاية و مِن أهم هذه المهارات مجموعة المهارات الشخصية و التي تتمثل في:
1- الإهتمام بالشكل الخارجي و إرتداء الملابس الأنيقة النظيفة و ياحبذا لو تكون رسمية و مناسبة قدر الإمكان مع أجواء العمل و الإدارة.
2- التمتع بشخصية قوية و قدر عالي مِن الثقة بالنفس.
3- حسن التصرف و المعاملة و التمتع بإسلوب لائق و مُهذب.
4- الحديث بطلاقة و لكن بلغة مفهومة و واضحة و بالطبع بصوت معتدل بعيد عن الصراخ و كذلك ليست صوتاً خافتاً.
5- الإلتزام بكافة القوانين المؤسسية و عدم مخالفتها في أي حال مِن الأحوال مثل عدم الضحك بصوت مرتفع أو تناول الطعام في المكتب أو التدخين و ما إلى ذلك مِن قوانين مؤسسية مُتفق عليها.
6- التمتع بقدر كافي مِن الإتزان و هدوء الأعصاب و البعد كل البعد عن التوتر أو العصبية.
7- الولاء للمؤسسة أو الشركة.
8- التمتع بقدر كافي مِن المرونة في التعامل مع الأخرين.
قد يهمك:
مهارات السكرتير الناجح… المهارات العملية
إضافة إلى مهارات السكرتير الناجح الشخصية فإنه يوجد عدد مِن المهارات العملية مِن مهارات السكرتير الناجح لابد مِن التمتع بها و لعل أهم هذه المهارات:
1- إمتلاك عدد جيد مِن اللغات التي بإمكانها مُساعدتك في التعامل بشكل جيد مع مختلفة الشركات في العالم.
2- إمتلاك القابلية على التعامل مع كافة تطبيقات الحاسوب المتعلقة بتنظيم العمل و الوثائق و ما إلى ذلك.
3- التمتع بالمهارات العامة التي تُساعد على التعامل مع المراجعين و الموظفين و ضيوف المؤسسة بشكل جيد.
4- إمتلاك مؤهل علمي عالي في مجال عمل المؤسسة.
5- القدرة على أرشفة أي قدر مِن المعلومات و القدرة على الرجوع لها في أي و قت بسهولة و سرعة.
6- التمتع بمهارات التفاوض مع الأخرين و القابلية لتقبل الرأي الأخر.
7- التمتع بمهارات إعداد التقارير و القدرة على إعداد أي تقرير قد يطلبه المدير.
8- القدرة على تنفيذ إجرائات البريد الصادر و الوارد معرفة كيفية إدارة و تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات في المنظمة.
9- القدرة على التعامل مع مختلف الأدوات التي تتواجد في المكتب مثل برامج الإنترنت و الفاكس و الطابعة ، إضافة إلى إمتلاك خلفية و لو بسيطة عن كيفية إصلاح هذه الأشياء بشكل سريع عند الضرورة.
تعرف على:
مهارات السكرتير الناجح… المهارات الأخلاقية
مِن أهم مهارات السكرتير الناجح المهارات الأخلاقية حيث لابد و أن يتمتع السكرتير الناجح بعدد مِن المهارات الأخلاقية الضرورية مثل:
1- الصدق لأقصى درجة ممكنة حيث يُعد الصدق مِن أهم مهارات السكرتير الناجح.
2- الأمانة البالغة و عدم إفشاء أياً مِن أسرار العمل لأي شخص أو جهة أو مؤسسة.
3- النزاهة التامة و العمل بإخلاص.
4- الإلتزام بالمواعيد و عدم التأخر عن العمل.
5- معاملة الأخرين بموضوعية تامة و عدم تحيز.
6- تحمل المسئولية.
قد يهمك:
مهام السكرتير
1- تنظيم المواعيد و المقابلات.
2- إدارة البريد و الفاكس و كافة الرسائل و المكالمات التي تربط المنشأة أو الشركة بعملائها و تقديم كافة الرسائل الواردة للمدير ليطلع عليها و مِن ثم إرسال الرد.
3- معرفة كافة مواعيد و جداول عمل المدير و تنظيم أوقات المقابلات و الإجتماعات طبقاً لجدول مواعيده ، بالإضافة إلى إختيار أماكن الإجتماعات.
4- تجميع و تنظيم كافة مستندات العمل بشكل يجعل مِن الرجوع إليها في أي و قت سهل.
5- التعامل مع كافة الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ كافة الوظائف و المعاملات.
6- تجهيز التقارير اللازمة حول كافة الموظفين في المؤسسة و أعمالهم التي قاموا بها طوال الشهر.
7- التواجد في الإجتماعات و تدوين كافة المعلومات و الملاحظات الخاصة و إستخلاص أهم النقاط التي تمحور حولها الإجتماع و مِن ثم تقديمها للمدير فيما بعد.
8- التعاقد مِن الشركات المختلفة بغرض التحسين مِن العمل و تكامله مع باقي الشركات.
9- معرفة كافة العمليات المصرفية التي جرت في الشركة و تقديم تقارير مُفصلة حولها للمدير بشكل دوري.
10- معرفة مقترحات الموظفين و تجميعها كلها و تدوين شكاويهم و عرضها على المدير فيما بعد.
11- تجهيز عمليات السفر مثل الحجز و إختيار مكان الإقامة و ما إلى ذلك.
12- التواصل المستمر مع كافة الوحدات التابعة للشركة و متابعة عملها بشكل مستمر و التأكد مِن أن الجميع يقوم بعمله على أكمل و جه.
تعرف على:
أنواع السكرتارية
1- سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري
هو المسئول عن سلسلة كاملة مِن المهام الإدارية لأحد المسئولين في الإدارة العليا و يتولى مهامه على شكل مشاريع متكاملة بحيث يكون هو الشخص المسئول عن إنهائها في الوقت المُقرر ، و لعل أبرز الأمثلة على هذا النوع مِن السكرتارية الشخص الذي يتولى مهمة إعداد و إخراج التقارير السنوية للمؤسسة ، و مِن الجدير بالذكر أن مَن يتولى هذا المنصب لابد و أن يكون ملماً بل و متعمقاً في كافة تعاملات المنظمة و بنيتها التنظيمية و يتمتع بدرجة عالية مِن المهارات الفنية المتخصصة.
2- سكرتير عام
المسئول عن عدد مِن الخدمات و الأعمال المكتبية لعدد مِن الإدارات المنظمة ، حيث أن السكرتير العام في المنظمة يُقدم خدماته المكتبية لإدارة شئون الموظفين و كذلك قسم التدريب و الإدارة المالية و وحدة الصيانة و ما إلى ذلك.
3- سكرتير خاص
وفي هذا النوع يكون الشخص مسئولاً عن كافة الأعمال المكتبية المتعلقة بمهام السكرتارية لإدارة بعينها أو لشخص معين.
4- سكرتير متخصص
أما هذا النوع ففيه يكون الشخص مسئولاً عن تقديم كافة خدمات الأعمال المكتبية لنشاط تخصصي معين في المؤسسة ، و لعل أبرز الأمثلة على هذا النوع السكرتارية الطبية و السكرتارية التعليمية و ما إلى ذلك.
قد يهمك:
اصابة العمل في القانون السعودي إليك أهم 10 بنود تتعلق بهذا الأمر
5- سكرتير مؤقت
وهي و حدة يتم إنشائها لفترة معينة لتتولى عدد مِن المهام المكتبية المعينة لمساعدة إدارةً ما في الشركة أو شخصاً ما في المؤسسة ، مثل أن يكون لدى المنظمة مشروع معين سوف يتم تنفيذ خلال فترة زمنية معينة و لهذا المشروع عدد مِن الوحدات منها و حدة السكرتارية.
وبهذا نكون قد تعرفنا على مهارات السكرتير الناجح العملية و الشخصية و الأخلاقية و تعرفنا كذلك على أهم المهام الخاصة بالوظيفة و أنواع السكرتارية.